Modèle de devis gratuit 2026 : Word, Excel et PDF téléchargeables

Par Lucas Ferrand — 14 avril 2026

Il est 22h30, un mardi de février 2022. Je viens de décrocher mon premier contrat freelance en parallèle de mon job salarié — un accompagnement de trois jours pour un ancien collègue qui monte sa boîte, 800 euros la prestation. Je ferme ma porte de bureau, j’ouvre Word sur mon ordi perso, et je me retrouve devant une page blanche avec une seule pensée qui tourne en boucle : qu’est-ce qu’on met exactement dans un devis ?

La date, j’imagine. Le prix, évidemment. Mon nom. Le sien. Et après ?

J’ai mis deux heures à bricoler quelque chose qui ressemblait à un devis ce soir-là. Et en 2023, j’ai perdu un autre client à cause d’un devis qui n’avait pas de numéro SIRET dessus, une mention obligatoire que j’ignorais. Depuis, j’ai simplifié mon workflow et je ne perds plus de clients là-dessus. C’est ce workflow que je partage dans cet article, avec les trois templates que j’utilise encore aujourd’hui à télécharger en bas.

Ce que la loi t’oblige à mettre (et la mention que personne ne met)

Avant de choisir un format, il faut savoir ce que le devis doit contenir. Certaines mentions sont facultatives, d’autres sont obligatoires et peuvent invalider ton devis en cas de litige. Voici ce qui est non négociable en 2026, sourcé sur service-public.fr :

• Ton identité complète : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIRET, forme juridique (EI, EURL, SASU, etc.)
• L’identité du client : nom ou société, adresse
• La date d’émission du devis et, plus important encore, sa durée de validité (souvent oubliée)
• Un numéro unique (je fais simple : AAAA-NNN, donc 2026-017 pour mon 17e devis de l’année)
• La description détaillée de la prestation : quoi, combien, sur quelle durée
• Le prix : hors taxes et toutes taxes comprises, ou la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si tu es en franchise TVA
• Les conditions de règlement : acompte, délai, pénalités de retard
• La modalité d’acceptation : signature + mention manuscrite « Bon pour accord »

Jusque-là, tu trouves ces mentions partout. Mais il y en a une dont personne ne parle et qui change tout en cas de litige : le caractère estimatif ou définitif du prix. C’est précisé à l’article L441-9 du Code de commerce. Si ton devis ne dit pas explicitement que le prix est « définitif », un client peut considérer qu’il est estimatif et contester la facture finale si elle dépasse même de 10 %.

Je l’ai appris en 2023 quand un client m’a ressorti cet argument pour refuser de payer les heures supplémentaires d’un projet qui avait dérapé. J’avais raison sur le fond, mais mon devis ne tranchait pas clairement, et j’ai dû négocier à la baisse plutôt que d’engager une procédure qui m’aurait coûté plus cher que ce qui était en jeu. Depuis, tous mes devis ont cette ligne en haut : « Prix définitif, valable 30 jours. »

Format Word : le classique que j’ai utilisé pendant dix-huit mois

Pour quatre-vingt-dix pour cent des freelances qui démarrent, Word est le bon choix par défaut. Tout le monde sait l’ouvrir, tu peux le modifier sur n’importe quel ordi, et le rendu est propre si tu prends un template correct.

Ce que Word fait bien : la mise en page, l’ajout facile de ton logo, la personnalisation rapide d’un devis à l’autre, la compatibilité universelle. Ce que Word fait mal : les calculs. Si tu oublies de recalculer le total après avoir ajouté une ligne, tu envoies un devis avec une erreur, et ça fait un peu amateur.

Mon template Word SBS est à télécharger ici : sbs-modele-devis-word.docx. Il contient les neuf mentions obligatoires, une section « prix définitif », un espace pour ton logo en haut à gauche, et une zone « bon pour accord » en bas. Tu ouvres, tu remplis les champs, tu l’envoies en PDF. Total : quinze minutes pour ton premier devis, cinq minutes pour les suivants.

Personnellement j’ai utilisé ce template pendant dix-huit mois, jusqu’au jour où j’ai trop souvent fait des erreurs de calcul manuel. C’est là que je suis passé au format Excel pour les devis complexes, puis au générateur en ligne pour tout le reste.

Format Excel : si tu facturés avec des unités ou des quantités

Excel devient intéressant quand tu factures à la journée, à l’heure, au mètre carré ou au volume. Tu crées une ligne avec quantité × prix unitaire, tu ajoutes une colonne remise en pourcentage, une ligne TVA, et le total se calcule automatiquement. Plus d’erreur de calcul possible.

J’ai un client artisan peintre qui m’a un jour montré son devis Excel rempli à la va-vite : il avait une colonne surface en m², une colonne prix au m², une colonne temps d’exécution estimé, et tout se recalculait dès qu’il modifiait une valeur. En trois minutes il pouvait simuler deux versions différentes pour son client. Impossible à faire proprement en Word.

Inconvénients d’Excel : le rendu visuel est moins propre que Word par défaut, et la compatibilité est parfois hasardeuse si ton client a une vieille version ou LibreOffice. Pour éviter les surprises, envoie toujours le devis en PDF, même si tu l’as rédigé en Excel.

Mon template Excel SBS est à télécharger ici : sbs-modele-devis-excel.xlsx. Il a deux onglets : un pour les devis par journée ou par heure, un pour les devis par quantités. Les formules de TVA, remise et total sont déjà en place. Je détaille tout dans mon article dédié au modèle de devis Excel si tu veux creuser.

Format PDF : la norme 2026 et celui que je recommande maintenant

Je vais être direct. En 2026, le PDF est la norme, point. Pas parce que c’est à la mode, mais parce que trois choses sont devenues évidentes :

Premièrement, la signature électronique est partout. DocuSign propose un free tier qui couvre les petits volumes, Yousign et Signaturit sont des alternatives françaises, et même certains clients préfèrent signer directement dans l’aperçu PDF de leur mail. Tu n’as plus besoin d’imprimer, signer, scanner. Deuxièmement, un PDF n’est pas modifiable après émission. Ça protège des malentendus : tu envoies un devis à 1 200 euros, le client ne peut pas le modifier en 1 000 euros. Troisièmement, le rendu est identique chez tout le monde, pas de surprise de compatibilité.

Le seul inconvénient du PDF, c’est qu’il est légèrement plus technique à générer correctement. Tu peux partir d’un Word puis « Enregistrer sous PDF », mais tu perds la possibilité de faire des champs remplissables. Pour ça, soit tu utilises Adobe Acrobat (payant), soit tu passes par un générateur en ligne qui produit directement un PDF signable.

Mon template PDF SBS est à télécharger ici : sbs-modele-devis-pdf.pdf. Il est remplissable dans n’importe quel lecteur PDF moderne, avec champs pour le client, la prestation, les montants et la zone signature.

Si tu veux vraiment gagner du temps, utilise directement mon générateur de devis en ligne. Tu remplis un formulaire en deux minutes, tu récupères un PDF prêt à envoyer avec toutes les mentions obligatoires pré-remplies. Pas de téléchargement Word ni Excel, pas d’inscription, c’est gratuit. Je l’utilise maintenant à chaque fois, parce que le générateur pousse le prix en « définitif » par défaut — exactement ce qui m’a sauvé en 2023.

Deux exemples commentés sortis de mes propres contrats

Je te montre deux devis que j’ai envoyés à de vrais clients en 2024. Les noms sont anonymisés (Société Lambda et Studio Mu), le reste est tel quel. C’est pour que tu voies à quoi ressemble un devis réel, pas un exemple théorique.

Exemple A : devis de prestation à la journée (consulting)

Client : Société Lambda, PME de 15 personnes en région lyonnaise. Mission : trois jours d’accompagnement stratégique sur un plan marketing B2B.

Prestation : Accompagnement stratégique marketing B2B
Modalité : 3 journées de 7 heures, réalisées entre le 12 et le 20 mai 2024
Livrables : un diagnostic initial (2 pages), un plan d'action priorisé (5 pages),
            une session de restitution en visio (1h30)
Prix unitaire : 850 € HT par journée
Total HT : 2 550 €
Franchise TVA (article 293 B du CGI)
Total TTC : 2 550 €
Acompte à la commande : 30 % soit 765 €
Solde : à réception du dernier livrable, sous 15 jours
Durée de validité du devis : 30 jours
Prix définitif

Ce qui marche dans ce devis : les livrables sont précisément nommés, ce qui évite les discussions du type « tu n’as pas fait ci, tu n’as pas fait ça ». L’acompte à 30 % est une habitude que j’ai prise après m’être fait avoir en 2023 par un client qui a disparu au bout de la deuxième journée. Le « prix définitif » en bas évite la contestation ultérieure.

Exemple B : devis au forfait (création de landing page)

Client : Studio Mu, agence de design indépendante. Mission : création d’une landing page avec intégration formulaire + optimisation SEO de base.

Prestation : Création d'une landing page conversion
Portée :
  - Wireframe initial (1 version + 1 révision)
  - Design final (1 version + 2 révisions)
  - Intégration HTML/CSS responsive
  - Formulaire de capture avec intégration Brevo
  - Optimisation SEO on-page (title, meta, structure Hn)
Exclusions : rédaction des textes, hébergement, nom de domaine
Forfait : 1 800 € HT
Franchise TVA (article 293 B du CGI)
Total TTC : 1 800 €
Acompte à la commande : 50 % soit 900 €
Solde : à la mise en ligne, sous 30 jours
Conditions de révision : au-delà de 1 révision wireframe et 2 révisions design,
                        les révisions supplémentaires sont facturées 120 € HT par heure
Durée de validité du devis : 15 jours
Prix définitif

Le point clé de ce devis, c’est la ligne « conditions de révision ». C’est une clause que j’ajoute systématiquement sur les forfaits depuis 2024, après avoir bossé quarante heures en plus sur un projet sans pouvoir facturer le dépassement. Maintenant, si le client demande une quatrième révision, je peux dire « ok, on est dans le cas du dépassement, voilà ce que ça coûte ». Et tout le monde est aligné.

Les trois erreurs que je vois tout le temps chez ceux qui démarrent

Erreur 1 : oublier la durée de validité

Un devis sans durée de validité est juridiquement illimité. Tu envoies un prix en janvier 2024, le client revient en février 2026 et exige que tu honores le tarif de l’époque. C’est rare, mais ça arrive. Mets systématiquement une durée : 15 jours, 30 jours, parfois 60 pour les gros projets. Ça te protège et ça crée aussi un peu de pression à la décision côté client.

Erreur 2 : ne pas prévoir d’acompte

En 2023, j’ai bossé deux jours et demi pour un client qui m’a planté avant de payer. 1 600 euros perdus. Si j’avais demandé un acompte de 30 % à la commande, j’aurais encaissé 480 euros avant de commencer et limité la casse à 1 120 euros. Depuis, j’ai une règle simple : au-dessus de 500 euros de prestation, je demande toujours un acompte. Certains clients tiquent, mais aucun ne l’a refusé. Et ceux qui tiqueraient vraiment, ce sont précisément ceux qui ne paient pas à la fin.

Erreur 3 : utiliser un modèle Google Docs trouvé en 2020

Les mentions obligatoires évoluent. En 2025, le DSA européen a ajouté des obligations pour les plateformes, la franchise TVA a été relevée en 2026, et certaines pratiques de 2020 sont désormais non conformes. Un modèle pêché sur un vieux blog a de bonnes chances d’être périmé. Utilise soit un générateur à jour (comme le nôtre), soit un template clairement daté 2026 comme ceux que je propose dans cet article.

Devis, facture pro forma, bon de commande : ne pas confondre

Trois documents que beaucoup d’entrepreneurs qui démarrent mélangent. La différence compte parce qu’ils n’ont pas la même valeur juridique.

Le devis est une proposition commerciale. Tant qu’il n’est pas signé par le client, il n’engage personne. Signé, il devient un contrat de vente.

La facture pro forma ressemble à une facture, mais ce n’en est pas une. C’est un document indicatif, utilisé surtout à l’international pour les douanes ou pour qu’un acheteur obtienne une autorisation interne avant la vraie commande. Elle ne sert pas à comptabiliser une vente.

Le bon de commande est émis par le client, pas par toi. Quand un client t’envoie un « BDC », c’est sa confirmation officielle qu’il accepte ta prestation à telles conditions. C’est un document qui t’est envoyé, pas que tu envoies.

En pratique, pour 90 % des side business en France, tu n’as besoin que du devis et de la facture. Le pro forma est utile si tu travailles à l’international ou avec des grandes entreprises qui exigent ce workflow. Si tu veux générer une facture dans la foulée d’un devis accepté, mon générateur de factures reprend les mêmes données. Et si tu veux creuser les mentions obligatoires spécifiques auto-entrepreneur, voir mon article sur les modèles de facture AE 2026.

Questions fréquentes sur les devis

Un devis est-il obligatoire ?

Oui pour certaines prestations à destination de particuliers, notamment dans le bâtiment, la santé et les services à la personne, au-dessus de seuils fixés par décret. Pour les prestations B2B, le devis n’est pas strictement obligatoire par la loi, mais il devient de facto indispensable dès que le montant dépasse quelques centaines d’euros : c’est ton contrat de vente en cas de litige.

Quelle est la durée de validité d’un devis ?

C’est toi qui la fixes. Tu peux mettre 15, 30, 60 ou 90 jours. Si tu n’en mets pas, le devis est juridiquement valable sans limite de temps, ce qui est un piège. Le standard pour les prestations de services freelance est 30 jours. Pour des prestations dont les coûts fluctuent (matières premières, déplacements), mets plutôt 15 jours.

Un auto-entrepreneur doit-il facturer la TVA sur un devis ?

Ça dépend de ton chiffre d’affaires. En dessous du seuil de franchise TVA (qui a été relevé en 2026 et qu’il faut vérifier sur autoentrepreneur.urssaf.fr), tu factures en « franchise TVA » avec la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Au-dessus du seuil, tu dois collecter et reverser la TVA. La plupart des AE qui démarrent sont en franchise la première année.

Peut-on annuler un devis signé ?

Oui, dans certains cas. Un particulier qui signe un devis hors établissement (chez lui, au téléphone, en ligne) bénéficie d’un droit de rétractation de 14 jours selon l’article L221-18 du Code de la consommation. Pour les relations B2B, un devis signé est un contrat qui engage les deux parties, sauf clause contraire. Je traite ce cas en détail dans mon article sur la lettre d’annulation de devis signé.

Faut-il envoyer un devis en PDF ou en Word ?

En PDF toujours. Envoyer un Word laisse au client la possibilité de modifier le document avant de te le renvoyer signé (ça n’est pas censé arriver, mais je l’ai vu une fois : le client avait discrètement modifié le prix unitaire de 850 à 750 euros. Le PDF fige le document. Rédige en Word si tu veux, mais exporte en PDF avant d’envoyer.

Le meilleur devis, c’est celui que tu envoies avant que ton client change d’avis. Word, Excel ou PDF : tu choisis ce qui va le plus vite, et tu gardes les templates sous la main pour les suivants. Si tu veux sauter l’étape de la saisie manuelle, mon générateur de devis produit un PDF prêt en deux minutes, sans inscription, avec les mentions obligatoires 2026 pré-remplies. Je l’utilise maintenant à chaque fois.